Dokumentenmanagement ist in jedem Unternehmen ein Herzstück. Nur wer seine Dokumente zur richtigen Zeit, der richtigen Person, am richtigen Ort zu Verfügung stellt, profitiert von einer effizienten Arbeitsweise. Dies ist unabhängig von Abteilung oder Branche und wird besonders wichtig, wenn gesetzliche Anforderungen erfüllt werden müssen.
Das Management von Dokumenten ist heute eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen.
Die zentrale Sammlung von Dokumenten und deren Bereitstellung im Unternehmen sowie die Steuerung von Zugriffsrechten stehen im Mittelpunkt des Dokumentenmanagements. Zur Sicherstellung einer vollständigen Dokumentation muss definiert werden, wer, wann und in welcher Qualität Informationen und entsprechende Dokumente benötigt.
Als Methodik steht zum einen zunächst die Prozessoptimierung und (bei Bedarf) die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zur Verfügung.
Vorteile von Dokumentenmanagement
- Schnellerer Informationszugriff
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse
- Einheitliche Wissensstände im Unternehmen
- Verbesserte Qualität der Vorgangsbearbeitung
- Wegfall von Verteilerkopien
- Entlastung von E-Mail Systemen
- Verbesserte Dokumentensicherheit
- Geringerer Speicherplatzbedarf auf Servern
- Einheitliche Informationsplattform, keine Medienbrüche
- Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Steigerung der verfügbaren Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
- Gesetzeskonforme Archivierung
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